Si las solicitudes no son verdaderamente urgentes (del tipo "en este momento o va a bloquear las operaciones críticas de la empresa"), una buena táctica es asignar una sección del día (digamos una hora más o menos) para tratar con ellos y agruparlos por así decirlo. Comunique con anticipación a las personas a las que apoya que, debido a la naturaleza de sus tareas relacionadas con el cierre, está reservando de 4 a 5 p. M. Para atender las solicitudes de soporte y que todas las solicitudes que reciba serán tratadas en ese momento. Al principio, es posible que deba recordarle amablemente a las personas cada vez que hagan una solicitud hasta que se asimile.

Obviamente, si surge un problema de emergencia genuino, tendrá que lidiar con eso, pero no hay realmente alejarse de eso. Si sospecha que las personas están tratando de abusar de la noción de solicitudes de "emergencia" con una urgencia falsa o si el volumen de solicitudes excede el tiempo que puede asignar a la función de soporte, deberá escalar a su gerente. No en una forma de "los usuarios están siendo realmente molestos y me bombardean con solicitudes de soporte", sino más bien en una "la carga de trabajo de soporte es demasiado alta y está afectando mi capacidad para completar el trabajo de cierre, ¿qué le gustaría que priorizara?" camino.

Lo primero que debe hacer es sentarse con su jefe y elaborar un sistema de prioridades, de modo que pueda establecer la prioridad usted mismo en el 75-80% de las tareas, si no más. Diseñe un informe para hacerle saber lo que se le pide que haga y entréguelo diaria o semanalmente según sus necesidades. Depende de él asegurarse de que este viejo trabajo se vaya a otra parte si está afectando su capacidad para hacer el nuevo trabajo. Él necesita ver por escrito cuánto se le pide que haga.

A continuación, comunique la prioridad a la persona que hace la pregunta y dígale que si necesita una prioridad más alta, debe comunicarse con su jefe. Luego, solo cambie la prioridad si el jefe le dice que la cambie. Le sugiero que tenga una lista de prioridades visible en una pizarra, para que la gente pueda ver por qué no está trabajando en su tarea.

Si la prioridad de una tarea se reduce debido a que se acerca algo más de mayor prioridad, asegúrese de informar al solicitante.

Probablemente sea una buena idea hablar sobre cómo un período de tiempo cada día para trabajar en el trabajo de menor prioridad. Entonces necesitas tener la autodisciplina para permanecer dentro de esa ventana de tiempo. Discuta cuándo sería el mejor momento para hacerlo con su jefe. Dependiendo de la necesidad de apoyo, lo mejor es la primera hora de la mañana o al final del día. Pero es fundamental que permanezca dentro del período de tiempo asignado, incluso si la tarea es interesante o aún no ha terminado. El otro trabajo es tu mayor prioridad, nunca olvides que incluso cuando no sea la tarea más interesante que tienes que hacer. Si el trabajo está tomando más tiempo que el asignado, debe informar a su jefe, ya sea que esté ocupado o no. Él necesita saber que estás sobreprogramado.

A continuación, debe capacitar a sus clientes para que comprendan las nuevas prioridades y uno de los mejores métodos para ello es cambiar la forma en que se envían las solicitudes. Nunca acepte una solicitud verbal de ningún tipo. Período. Si no lo ponen en un sistema de venta de entradas (muy recomendado) o al menos en un correo electrónico, no lo recibió. Tienes que ser despiadado con esto. La gente se aprovechará si les dejas.

También tienes que ser despiadado al no trabajar horas extras en una tarea a menos que sea absolutamente urgente (es decir, la gente no puede iniciar sesión o el servidor de producción está inactivo) de cosa). La gente tratará de hacerte sentir culpable para que tengas dos trabajos de tiempo completo. No muerda el anzuelo. Créame cuando digo que nadie recordará que tomó dos días hacer algo que solía hacer inmediatamente dentro de un año. Lo recordarán si no hace su trabajo principal.

Tienes que considerar mentalmente que se trata de un cambio de puesto de trabajo, al igual que te has mudado a un nuevo trabajo en un nuevo empleador. No puede hacer el trabajo anterior y el nuevo juntos, por lo que proporciona solo lo mínimo que debe hacerse en el anterior y concentra su motivación e inversión personal en el nuevo.

En primer lugar, determine cuál es la expectativa para las tareas de soporte

Presumiblemente, cuando se le pidió que cambiara sus funciones, la gente estaba al tanto de sus tareas actuales. Siempre puede asegurarse de que este sea el caso yendo a su gerente y verificándolo con él.

Hola jefe, solo quería verificar algo con usted. Estaba pensando en mi nueva asignación que comenzará pronto, y me di cuenta de que no sé cuál es el plan para manejar mis tareas y responsabilidades actuales . ¿Te importaría contármelo para tranquilizarme?

En este punto veo tres opciones:

• Se ha elaborado un plan hecho: no habrá soporte hasta que se encuentre un reemplazo para su función anterior

• Se ha elaborado un plan: se espera que realice sus propias tareas además de las nuevas

• No se ha hecho ningún plan.

Si se ha hecho un plan: no habrá soporte

Puede expresar sus inquietudes, pero en última instancia, esta no es su responsabilidad. Es admirable que se sienta responsable, pero si esto es lo que ha decidido la dirección, tendrá que dejarlo pasar. Cuando comience su nueva asignación, si las personas acuden a usted por estas cosas, diríjalas a la persona adecuada, pero no se apropie de nada. Concéntrese completamente en su nueva asignación.

Si se ha hecho un plan: sus nuevas tareas deben realizarse además de las actuales

En este caso, es importante tener una buena charle con su jefe para dejarle en claro cuáles son las expectativas. Necesita saber cuánto tiempo se espera que dedique a sus tareas antiguas y nuevas. Si cree que la división del tiempo propuesta no es realista, exprese sus preocupaciones, pero al final, acepte la decisión de su jefe. Es de esperar que todos tengan claro que sus tareas anteriores lo mantenían ocupado a tiempo completo, por lo que agregar más tareas significa que algo tiene que irse.

Si no se ha hecho un plan

En este caso, tenga una buena conversación con su jefe y ayúdelo a tomar una decisión haciéndole las preguntas correctas. Algunos ejemplos son:

• Si alguien viene a verme con un problema, ¿qué debo hacer?
• Si nadie realiza mis tareas actuales durante un tiempo, ¿estamos de acuerdo con eso? ? En caso afirmativo, ¿en qué medida?
• Si dedico tiempo a los problemas ralentiza la nueva tarea, ¿es aceptable o no? En caso afirmativo, ¿en qué medida?
• ¿Deberíamos hacer un inventario de todos los diferentes tipos de tareas y luego determinar cuáles son más importantes que la nueva asignación?

P: "¿Qué se debe tener en cuenta al decidir si es mejor aceptar o rechazar una de estas distracciones?"

R: Tus límites.

Muchas de estas respuestas alcanzan tres límites diferentes:

1. Los límites que protegen tu tiempo.
2. Los límites que protegen su relación con su jefe.
3. Los límites que protegen a su organización.

Algunos de los comentarios incluso llegan a un cuarto límite:

4. Los límites que protegen los estándares del intercambio de pila en el lugar de trabajo.

Esta es mi descripción favorita de los límites

nuestra misión personal es como una "estrella del norte". Para alcanzarlo, necesitamos un camino. Como cualquier otro camino que transitamos, este camino necesita líneas que nos mantengan en el rumbo. Sí ..... LÍMITES trazados por respeto a esa "estrella del norte" nos dan guías sobre cómo usamos nuestro tiempo, nuestro talento y nuestro tesoro. Nos ayudan a mantenernos en el camino hacia nuestra misión, pero también tienen otro propósito: hacen que la misión de nuestra vida sea clara para los demás. Esas líneas nos permiten tomar en serio nuestro compromiso con nuestra misión, infundir un sentido de propósito en nuestros días y brindar a los demás una comprensión real de cuán serios somos con el trabajo de nuestra vida. Esto a menudo conduce a un mayor apoyo de quienes nos rodean, lo que genera una mayor productividad y felicidad a medida que avanzamos hacia esa estrella del norte.

Probablemente deba hacer el trabajo necesario para establecer sus límites personales. conjunto. Para establecer límites, hay una variedad de herramientas populares disponibles. Los siguientes son solo algunos ejemplos:

1. Para límites de tiempo

   • Cuadros de Eisenhower
   • Análisis de Pareto (el 80/20 regla)
   • Timeboxing

2. Para establecer límites con su jefe

   • Comunicación

3. Para los límites en el lugar de trabajo

   • Políticas escritas
   • Comunicación (para políticas no escritas)

Y para validar un punto de uno de los comentaristas:

4. Para conocer los límites en el intercambio de pila del lugar de trabajo
   • Verifique el meta de intercambio de pila del lugar de trabajo
   • También tenga en cuenta que la discusión de los límites generales es probablemente aceptable, pero la discusión de los límites específicos de su circunstancia están fuera del alcance de este intercambio de pilas.

Hay mucha información en línea, particularmente en la literatura de psicología popular, sobre cómo establecer límites . Se necesita tiempo y práctica para mejorar. ¡¡Mucha suerte !!

Cuando intente determinar la prioridad de alguna tarea, considere:

• ¿Cuánto tiempo llevará la tarea?

• ¿Qué importancia tiene hacerlo?

  Estos dos están estrechamente vinculados y determinan, en un alto nivel, la eficacia con la que está gastando su tiempo. En teoría, las tareas con mayor prioridad deberían ser las más importantes y las que menos tiempo requieran.

  Si una tarea es absolutamente crítica, puede priorizarla por encima de cualquier otra tarea, no importa cuánto tiempo lleve esa tarea, pero también podría tener sentido incluir algunas tareas rápidas no críticas importantes en el medio si la tarea crítica llevará mucho tiempo (el beneficio general de completar la tarea rápida ahora podría superar el desventaja de retrasar un poco la tarea crítica).

  Puede encontrarse con algunos problemas aquí si su juicio sobre la importancia de una tarea difiere significativamente de lo que piensa la gerencia (especialmente si tiene suficientes tareas que no puede atender para algunos es inevitable), por lo que es bueno intentar que se alineen a través de la discusión ocasional con su gerente.

  Suponga que la persona que asigna la tarea no sería el mejor juez de cuán importante es es, ya que puede ser mucho más importante para ellos de lo que debería sería para usted.

• ¿Cuándo es su fecha límite?

  Si la fecha límite de una tarea es no pronto, podría tener sentido posponerlo a un momento menos ocupado más adelante. Pero también podría estar aún más ocupado, por lo que posponerlo es un poco arriesgado.

• ¿Quién más puede hacerlo?

  Si hay otro compañero de trabajo menos experimentado, crítico u ocupado que pueda realizar cualquier tarea determinada, podría tener sentido desviar la tarea hacia ellos y, en cambio, concentrarse en algo que solo usted puede hacer.

  Puede hacer esto simplemente pidiéndole a la otra persona que lo haga (asumiendo que tiene suficiente antigüedad para justificar esto) o simplemente puede decirle a la persona que le asigna la tarea que está realmente ocupado y recomendar que en su lugar pregunte al otra persona.

• ¿Cuánto tiempo llevaría capacitar a alguien para que lo haga?

  Para algunos repetitivos o simples, pero tareas que consumen mucho tiempo, puede tomar menos (de su) tiempo dar instrucciones a otra persona sobre cómo hacer algo en lugar de hacerlo usted mismo. Un candidato principal para capacitar sería la persona que le asignó la tarea (enviarle los detalles por correo electrónico sería una buena idea, ya que es fácil para ellos regresar y verificar o pasar a otra persona).

  Usted También debe considerar las habilidades y el conocimiento actual de la persona a la que le está pidiendo que haga esto: la misma tarea puede requerir mucha transferencia de conocimiento, orientación y tiempo para que algunos la hagan, mientras que otros solo pueden requerir algunos consejos vagos.

Lo anterior, en gran parte, deberá evaluarse en función de su experiencia en el dominio y el conocimiento de la empresa. Si no puede hacer un buen juicio de esto por sí mismo, o si no está seguro, debe hablar con su gerente al respecto (lo ideal es tener una discusión más amplia sobre cómo establecer prioridades o sobre las prioridades de muchas tareas, en lugar de preguntar sobre una única tarea pequeña).

Si acepta tareas de varias personas (que no son su jefe), es mejor que no se lo diga ellos en qué estás trabajando cuando rechaces o pospongas tareas, ya que muchas personas pueden creer que sus tareas son las más importantes, por lo que decirles en qué estás trabajando podría llevarlos a tratar de convencerte de que sus La tarea es más importante y eso no lo coloca en una posición particularmente buena. Pero dígales cuándo planea realizar su tarea.

También existe el consejo general de productividad de evitar interrupciones (interrupciones en la forma de aceptar o atender nuevas tareas). Para hacer esto, puede:

• Asignar ciertas horas del día para atender las solicitudes. Comunique esta preferencia a las personas de antemano y, para aquellos que se lo perdieron, un simple "lo siento, estoy en medio de algo, ¿puede volver en X" debería funcionar.
• Pida a las personas que envíen sus correos electrónicos en su lugar, estos pueden ser atendidos cuando usted elija y puede evitar la interrupción de ver un correo electrónico al deshabilitar las ventanas emergentes en su cliente de correo electrónico (y luego solo revisar el correo electrónico en ciertos momentos).