Pregunta:
¿Tiene sentido 5S en un entorno de oficina?
Thomas Owens
2012-04-12 16:52:48 UTC
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5S es una metodología para organizar un lugar de trabajo que se centra en 5 conceptos:

  • Clasificación: elimine todas las herramientas, piezas e instrucciones innecesarias. Todo lo que no sea necesario para el trabajo actual debe almacenarse en un área designada o desecharse.
  • Estabilización / enderezamiento: Todo debe tener un lugar. La ubicación de cada artículo debe estar claramente etiquetada. La mayoría de los equipos usados ​​deben ser los más accesibles. El equipo debe mantenerse cerca de donde se usa.
  • Barrido / Brillo: Mantenga el espacio de trabajo y el equipo limpio, ordenado y organizado. La limpieza debe realizarse de forma regular (diaria), si no con mayor frecuencia en un enfoque de "limpieza sobre la marcha".
  • Estandarización: todas las estaciones de trabajo para un trabajo en particular deben ser idénticas. Todos los empleados que realizan el mismo trabajo deben poder trabajar en cualquier estación con los mismos tols que se encuentran en la ubicación pequeña de cada estación.
  • Mantenimiento: enfoque principal en las 4 S anteriores.

Para mí, todo esto tiene sentido en espacios de trabajo compartidos; los labs son un buen ejemplo. En un laboratorio, es posible que varias personas utilicen el mismo espacio de trabajo en distintos momentos. Las personas también pueden usar diferentes espacios de trabajo a lo largo del día, según la tarea. Las 5 S tienen sentido aquí, para facilitar a las personas el uso efectivo de estos espacios.

Sin embargo, no espero que nadie más use mi cubo u oficina mientras yo lo tenga . Las primeras tres S tienen sentido, hasta cierto punto. Creo que etiquetar todo puede ser un poco exagerado, y Shining podría no ser un problema tan grande en una oficina como en un laboratorio.

¿Tiene sentido aplicar una política de 5S completa en una oficina? ¿Existen variaciones de 5S que tengan más sentido en la oficina?

5S suena muy bien para personas totalmente "intercambiables" (por ejemplo, la línea de montaje de la fábrica), pero ¿qué sucede cuando uno de los trabajadores de su oficina necesita una silla diferente para su espalda dañada, otro necesita una resolución diferente en el monitor para ver y queda una tercera? ¿Tiene manos y necesita invertirlo todo?
@MonicaCellio Eso es realmente a lo que me refiero. En una oficina, clasificar y brillar tiene sentido. El alisado también tiene sentido (aunque, personalmente, el etiquetado no es tan crucial como lo es en un laboratorio o en un entorno de fabricación). Sin embargo, la estandarización parece estar donde se rompe.
No estoy tan seguro de ordenar y enderezar como se describe aquí. La mayoría de los días trabajo en varias cosas en paralelo, p. Ej. mientras espero que termine la construcción, puedo actualizar este documento o leer ese material de fondo, etc. La noción de que solo debería sacar las cosas que necesito * ahora mismo * parece un impedimento. Tiene mucho sentido si su trabajo es "ensamblar esa pieza todo el día".
@MonicaCellio Depende de cómo defina "trabajo actual". Lo definiría como "los proyectos en los que estás trabajando hoy". Así que pondría esas carpetas sobre un proyecto cancelado en un contenedor separado o incluso las destruiría, pero mantendría las cosas sobre el trabajo actual y futuro en mis estantes.
Todo esto me recuerda a los "espacios de trabajo sin escritorio" con los que algunas empresas como UBS han comenzado a experimentar recientemente. Cuando tiene una oficina donde ~ 50% del personal está fuera del sitio en un momento dado, está desperdiciando espacio si todos tienen su propio escritorio asignado. Si los escritorios se pueden despersonalizar y estandarizar para que cualquiera pueda usar cualquier escritorio, entonces es posible usar mucho menos espacio (por ejemplo, un 50% menos de escritorios). Aquí hay un buen podcast de Tom Ashbrook que cubre esto en detalle: http://onpoint.wbur.org/2012/04/18/to-build-a-better-workspace
Un laboratorio no está seguro de si está de acuerdo con que los laboratorios tienden a hacer muchas cosas únicas: los laboratorios tienden a ser un caos organizado Las cosas individuales pueden estar muy estructuradas, por ejemplo, cómo se almacenan las fuentes de radiación. técnicas a un rol para el que no es apropiado.
La limpieza tiene sentido. ¿El resto? Para nada en una oficina.
¿Tanto tiempo sin una respuesta aceptada? ¿Por qué?
@DeerHunter No estoy obligado a aceptar una respuesta, y no tengo la intención de hacerlo en esta pregunta. Hay varias respuestas buenas, todas útiles que han recibido un voto positivo de mi parte. Pero ninguno merece ser aceptado sobre los demás, en mi opinión, ya que cada uno es útil a su manera.
Ocho respuestas:
#1
+32
Jim In Texas
2012-05-02 07:08:15 UTC
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Antes de ser desarrollador de software, trabajé en aviación. Las reglas de tipo 5 son de oro para cualquier organización de producción o mantenimiento de aviación. Mantener cada herramienta y pieza en el lugar correcto no es solo por apariencia, es una forma de vida o muerte.

Casi pierdo a un amigo cuando una llave inglesa en un avión provocó un accidente en el despegue. Es por eso que cada herramienta debe ser controlada y contabilizada en todo momento.

El mantenimiento de la aeronave generalmente se realiza por turnos. Es una cuestión de vida o muerte que cada turno entrante no tenga ninguna duda sobre el estado del trabajo dejado por el turno anterior. Si se toman atajos entre turnos, es muy posible que la gente muera.

La creatividad es necesaria en el proceso de diseño, pero no en el mantenimiento o la producción en línea.

Lo único que no desea en los talleres de producción y mantenimiento es creatividad. Todo debe estar estandarizado, se deben seguir procedimientos cuidadosamente diseñados, las reglas deben cumplirse estrictamente. Se debe respetar la autoridad. O la gente muere.

El desarrollo de software no es así. Las reglas que son muy apropiadas en las organizaciones de manufactura o mantenimiento no lo son en las organizaciones de desarrollo de software en las que la creatividad individual, el pensamiento innovador y la experimentación son claves para el éxito. Nadie muere si mi monitor y mi escritorio son diferentes a los de otro desarrollador. Si el otro desarrollador y yo nos vemos obligados a utilizar algún tipo de "estándar" dictado por la autoridad, ambos perdemos productividad.

Los intentos de hacer cumplir el régimen de fábrica sugerido por esta pregunta alejarán a los mejores desarrolladores de software y darán como resultado productos de software mediocres.

Este sistema 5S es una receta para el desastre si se impone a un equipo de desarrollo de software.

"Este sistema 5S es una receta para el desastre si se impone a un equipo de desarrollo de software". ¡Oh, sí, suena realmente horrible! Quiero mi lugar de trabajo como estoy acostumbrado, no como un "estándar" dice que debería ser
@Fredrik: para el espacio físico, estoy de acuerdo, pero ¿qué pasa con los entornos de trabajo reales en el desarrollo de software como: IDE, control de versiones, carpetas de archivos, etc.? ¿No deberían estar limpios, mantenidos y tener cierta consistencia?
@JeffO Obligar a la gente a utilizar un IDE específico sólo huele a fascismo. Deje que las personas elijan sus herramientas siempre que sean productivas.
El control de versiones de @JeffO generalmente se dictará ya que es un recurso compartido, así como el IDE, ya que muchos lenguajes o binarios compilados están vinculados a un IDE / Toolchain específico (C ++ Run Time, por ejemplo).
Tonterías @JeffO. Todo el mundo debería elegir sus herramientas favoritas para estar lo más cómodo y productivo posible.
@Lohoris si puede ser más productivo de una manera que no sea perjudicial para el equipo o proyecto, más poder para usted, pero nadie quiere escuchar sus excusas cuando su sistema falla. Estás sólo en esto.
#2
+8
enderland
2012-12-21 04:15:54 UTC
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Sí, pero la implementación es diferente. Un fenómeno interesante en el trabajo asalariado (e incluso en los contratistas que realizan un trabajo similar al asalariado) es que, aunque su tiempo a menudo es más valioso que el de los empleados por horas, casi nunca se mide de la misma manera.

Lo que esto significa en la práctica es que, si bien en muchas empresas se pueden justificar muchos cambios de proceso para ahorrar 5 minutos al día del tiempo de cada trabajador de la línea de montaje, tratar de presentar un argumento similar para ahorrar 5 minutos del tiempo de un trabajador asalariado es casi siempre más difícil.

Algunos ejemplos específicos más relevantes para el trabajo de oficina:

  • Clasificación : cuántas horas se pierden tratando de rastrear archivos en carpetas de red que están mal etiquetados o sin clasificar? ¿Qué hay de buscar información en sitios de intranet? La falta de una organización adecuada de la información a nivel electrónico es una GRAN fuente de desperdicio para la mayoría de las empresas y aumenta exponencialmente con el tamaño y la vida útil de la empresa.

  • Estabilización / enderezamiento fuerte>: Alguien más mencionó una grapadora. ¿Cuánto tiempo se pierde buscando suministros? ¿Dónde encuentra la cámara digital del departamento? ¿Qué hay de los suministros de repuesto? ¿Qué pasa si tienes que pedir ayuda a otra persona, ahora has puesto a dos personas mirando? ¿Qué tal si camina por la oficina para recoger las cosas que imprimió 10 veces al día?

  • Barrido / Brillante : es difícil lograr los dos anteriores con cualquier elemento físico sin mantener las cosas limpias. Montones de papeles, informes, piezas, juguetes, etc. en un escritorio invitan a acumular más cosas. Esto provoca una acumulación de COSAS en los escritorios y hace que sea aún más difícil responder "ahora, ¿dónde está el archivo XXXX?" o "¿dónde puse la grapadora?" tipos de preguntas. Esto no significa necesariamente que esté 100% pulido, pero significa que evita tener montones de cosas desactualizadas y no relacionadas que abarrotan el espacio de trabajo y causan ineficiencias en la búsqueda de cosas / etc.

  • Estandarización : considere el tiempo necesario para que los empleados o visitantes nuevos o transferidos descubran dónde están las cosas y cómo funcionan. Si tiene un sistema de archivos completamente diferente electrónicamente a una instalación diferente en la misma empresa (asumiendo que incluso tiene un sistema coherente para empezar ...), cualquiera que transfiera va a pasar mucho tiempo tratando de entender cómo funciona. Preguntar a los empleados habituales, etc. Todo esto es una completa pérdida de tiempo: no se gana ningún valor al volver a aprender un sistema de archivos (de hecho, es difícil realizar estos ahorros porque casi todas las empresas tienen sistemas de archivos, unidades de red, etc. Lo mismo ocurre con los diseños de oficinas e incluso las responsabilidades laborales hasta cierto punto.

  • Sustaining : Nada de esto es fácil de implementar de forma retroactiva en entornos de oficina. Desafortunadamente, la mayoría de estas ineficiencias se toman como parte del trabajo. Sin embargo, si alguna vez se permitiera el mismo nivel de ineficiencia en una planta de producción, donde las 5S se implementan más comúnmente, las cabezas rodarían y habría una protesta significativa.

El Las conclusiones principales son:

  1. El tiempo asalariado nunca se considera igual que el tiempo tradicional de las 5S (fabricación, servicio, etc.)
  2. Los mismos principios se pueden aplicar absolutamente en un entorno de oficina

El hecho de que esté asalariado no significa que los 5 minutos que pierda buscando algún archivo porque usted o su empresa nunca se tomaron la molestia de armar una estructura organizativa cohesiva no sea tiempo perdido. Al igual que los empleados asalariados, esas ineficiencias se toman en órdenes de magnitud con menos seriedad que para los empleados de fabricación por hora.

#3
+6
FrustratedWithFormsDesigner
2012-04-12 19:09:39 UTC
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Creo que podría tener sentido si hay estaciones de trabajo compartidas. Algunas oficinas pueden tenerlos para contratistas que solo están en el lugar por un período corto, o cuando los departamentos se están mudando y algunos empleados necesitan sentarse allí temporalmente. Recuerdo que una vez estuve en un edificio de IBM y tenían estaciones de trabajo comunes, todas configuradas por igual para los contratistas de IBM que pasaban el 90% de su tiempo en el sitio de su cliente, pero que ocasionalmente necesitaban una "base de operaciones" en esta instalación, y rara vez más. dias. Si se sigue 5S en estas estaciones de trabajo compartidas, cualquiera que use una podrá usarlas todas sin tener que volver a encontrar la grapadora, el teléfono, las notas adhesivas, etc. Todos tendrán la misma sensación familiar sin importar en qué piso está o en qué edificio está.

Si una oficina tiene estaciones de trabajo privadas, estas reglas probablemente solo deberían aplicarse si el usuario principal de ellas quiere que lo hagan.

Las áreas comunes, como salas de reuniones y cocinas, deben tratar de seguir estas reglas cuando corresponda. Por ejemplo: tenemos etiquetas en los cajones de las cocinas en cada piso, la disposición y almacenamiento de los elementos comunes (té, café, azúcar, etc ...) es lo más consistente posible (una o dos cocinas son más raras debido a la arquitectura características, como un pilar en el medio), y se espera que cada usuario de la cocina ayude a mantener el estado de la misma. En nuestros propios escritorios personales, ¡todo vale!

En efecto. Incluso en lo que se consideraban estaciones de trabajo "asignadas permanentemente" en nuestra ubicación de IBM, se nos pidió que mantuviera el escritorio de la estación de trabajo despejado incluso de material no sensible y no se permitió la personalización del espacio de trabajo.
@Adrian: ¿De verdad? Guau. Entiendo la parte sobre materiales sensibles, pero ¿sin personalización? ¿Por qué tenían esa política sobre estaciones de trabajo "permanentes" o no eran realmente tan permanentes? Suena casi dilbertiano.
Sí, creo que el plan era que no fueran realmente tan permanentes teniendo en cuenta que la ubicación era principalmente un lugar al que debían trasladarse los equipos de adquisición mientras aún estaban en la fase de integración de 36 meses antes de que el personal restante terminara trabajando en hogar.
#4
+4
Angelo
2012-04-30 22:51:34 UTC
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Las 5S son una práctica de uso común en la " fabricación ajustada" y se aplican a las células de trabajo que realizan funciones muy específicas pero limitadas en grandes volúmenes.

Literalmente, mover estos conceptos fuera de la fábrica y dentro de las oficinas físicas del desarrollador parece que podría ser problemático. Como desarrollador, [con suerte] estás haciendo cosas diferentes todo el tiempo. Su trabajo es más plástico que cualquier operación de fabricación.

Para decirlo de otra manera, ¿realmente importa si la grapadora roja swingline está en el cajón superior izquierdo o detrás del monitor? Solo si el éxito de su trabajo depende de la eficiencia de grapado.

Sin duda, sin embargo, se podrían aplicar las 5 S al entorno del software: estructura de archivos, convenciones de código, procedimientos de implementación, etc. Creo que aplicarlo a los cubículos físicos realmente enojarían a la gente.

#5
+3
Sarah
2012-12-20 21:58:18 UTC
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5S tiene sentido en un entorno de oficina, si comprende cuál es el verdadero propósito de 5S ... Es una herramienta que se utiliza para ayudar a eliminar / reducir el desperdicio. Eso es. Si intenta aplicarlo rígidamente a un entorno de oficina, no funcionará. ¡Esto se debe a que provino de un entorno de fábrica y las oficinas son obviamente diferentes!

Las 5S deben usarse para ayudar a las personas a pensar en cómo organizan las cosas que necesitan y el trabajo que hacen. Si su personal está constantemente buscando en los gabinetes y alacenas en busca de trabajo o equipo, y tiene que preguntar a otros dónde se guardan las cosas, eso es una seria pérdida de tiempo y puede ser muy frustrante para las personas que, seamos sinceros, solo quieren obtener adelante con sus trabajos.

Con referencia a las discusiones de Thomas Owens & Monica Cellio sobre la parte de sistematizar / estandarizar de 5S, he estado involucrado en la implementación de 5S en una oficina, y de mi investigación, aquí es donde la mayoría de la gente comete un error.

  • Todo el equipo no ha estado involucrado en ordenar, enderezar y dar brillo a la oficina, por lo que ven como una tarea ardua cuando tenemos una auditoría. La parte de sistematizar / estandarizar es la más importante ya que mantiene las primeras 3S. El sistema podría ser que una vez a la semana el equipo (en un sistema de rotaciones) verifique que las cosas que su equipo necesita para la semana estén disponibles, en los lugares donde deberían estar. Esto hace que el mantenimiento forme parte de las 5S del 'negocio habitual' del equipo y también garantiza que todos sean responsables de mantener su lugar de trabajo limpio y ordenado, y un mejor lugar para trabajar.

La parte más importante para implementar con éxito las 5S en una oficina es involucrar a su personal. La gerencia solo puede hacer mucho, pero el personal debe ver los beneficios y participar en la decisión de qué sistemas quieren emplear para ayudarlos a organizar su oficina.

En casa, puede estar bien dejar que las cosas se pongan desordenadas porque sabes que tendrás un gran orden el lunes. Si vives en un alojamiento compartido, es posible que esto no funcione tan bien como tienes que considerar a otras personas, y dejar un área como la encontraste se vuelve mucho más importante. Es el mismo principio en un entorno de trabajo compartido. - Un lugar para todo y todo en su lugar (y un sistema para mantener esto) Simples.

El problema es que a menudo se implementa no para reducir el desperdicio sino para deshumanizar a la fuerza de trabajo, hacer que parezcan piezas de maquinaria idénticas y mutuamente intercambiables. Para que la organización pueda cambiar un trozo de carne humana por otro trozo de carne humana con mayor facilidad. Efectivamente, es el ser humano el que está sujeto a las 5S, la estandarización, no su entorno de trabajo. Y eso es perjudicial.
#6
+1
HLGEM
2012-04-12 18:32:00 UTC
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No estoy de acuerdo por completo con la idea. Cuando hago un trabajo creativo, eso es intrínsecamente desordenado y el requisito de mantener todo pulido no solo es ridículo, es contraproducente. Archivo visualmente, siempre puedo encontrar algo en la pila de mi escritorio, pero si va a una carpeta de archivos, se pierde para siempre. Es una pérdida de tiempo estar siempre limpiando cuando podría estar trabajando. No todo el mundo trabaja bien en buenas condiciones. Los encuentro molestos e incómodos y no puedo encontrar lo que necesito.

Su respuesta se basa en su anécdota y amenaza de dejar de fumar. Aquí no hay contenido real que se pueda esperar razonablemente que sea útil para los futuros usuarios. Admito que tiene puntos válidos en contra y si la respuesta se limpiara y expresara de esa manera, lo revertiría.
@HGLEM: una sugerencia es hablar más sobre * su * entorno de trabajo. ¿Qué hace que los 5 sea una mala política en su situación? ¿Es una elección personal o depende del tipo de trabajo que realiza? ¿Otros "creativos" se sentirían de la misma manera que usted si trabajaran en su entorno de oficina? ¿Cómo equilibraría alguien la política de las 5 con las personas que tienen su propia rutina? Espero que estas ideas ayuden.
#7
+1
Troy Bushong
2013-08-12 23:58:44 UTC
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5S tiene sentido para espacios / materiales / archivos de datos que son relevantes para el trabajo. 5S no tiene sentido para los toques personales que agrego para mostrar mi individualidad. Mis toques personales no afectan el trabajo de nadie más, ni el desempeño de nadie más. A menos que esas personas tengan tan poco que hacer que concentrarse en mis cosas afecte su capacidad para producir trabajo. En cuyo caso, necesitan trabajar en otro lugar, donde esas pequeñas mentes / períodos de atención serían útiles. No me preocupan sus cosas. Es una expectativa razonable que mantengan su nariz fuera de mis cosas. Como dice el profesional de las 5S anterior acerca de ahorrar 5 minutos en el taller frente a ahorrar 5 minutos en la oficina ... ahorre un par de horas al mes a las personas bien remuneradas de caminar por la oficina, mirando cada largo plazo. cubículo, emitir juicios innecesarios sobre las cosas de otras personas.

Eso es precisamente lo que sucede en mi oficina, y es la pérdida de dinero y energía más obvia. Además, estoy haciendo comentarios sobre el 5S, que es, como dice el profesional de 5D anterior, en realidad solo 3S. Sort Straighten Shine es todo lo que se necesita hacer. Los otros dos son superfluos.
En mi opinión, todo el concepto no tiene nada que ver con nada. Cualquiera con una pizca de valor hace esto sin que se lo digan. Es un efecto natural de la mentalidad adecuada, la educación, la maduración y el crecimiento de los activos. Es lo que se hace como una extensión natural del trabajo en un entorno saludable, con una gestión solidaria y trabajo en equipo.

Por favor, no puedo esperar a los próximos 10,000 acrónimos sofisticados, abreviaturas, ideas de todo menos novedosas que en realidad se reducen a: Haga su trabajo, hágalo de manera eficiente. No pierda tiempo, dinero o energía, ni el tiempo, dinero o energía de nadie más, haciéndolo. Y deja de intentar evitar el trabajo. Por el amor de Dios, eres un profesional. ¿Por qué necesitas ir a otro maldito seminario para explicar cómo hacer lo que sabes que debes hacer?
Seré tan feliz cuando esté demasiado senil para darme cuenta de lo que están haciendo estas máquinas de palabras de moda, una y otra y otra y otra y otra vez, hasta la saciedad, para que las empresas se desprendan de su dinero. ¡¡Habla de ahorros obvios !!

Troy Bushong

#8
+1
user8365
2013-08-13 18:17:53 UTC
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En un entorno de oficina no iría a estos extremos en el espacio físico, sino principalmente en los espacios virtuales:

  • sistemas de gestión de documentos y wikis
  • compartidos las unidades de red y las carpetas deben etiquetarse adecuadamente.
  • configuraciones de computadora No coinciden perfectamente pero están cerca en muchos entornos corporativos por razones de soporte.

En la oficina, las áreas comunes deben tener un estándar más alto. La limpieza y mantener las cosas donde pertenecen son los mayores problemas.

¡Exactamente! Las reglas se aplican, solo en el mundo virtual de TI en lugar de físico, p. Ej. Mantengo todos mis documentos en dropbox, todo el código en github, etc. También mantengo mis 'dotfiles' en github para poder configurar una nueva máquina con mis preferencias, alias, etc.


Esta pregunta y respuesta fue traducida automáticamente del idioma inglés.El contenido original está disponible en stackexchange, a quien agradecemos la licencia cc by-sa 3.0 bajo la que se distribuye.
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