Pregunta:
¿Cuáles son los métodos para realizar reuniones eficientes?
chrisjlee
2012-04-11 05:35:28 UTC
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¿Cuáles son algunos métodos para coordinar reuniones significativas y efectivas? Efectivo se define como sucinto, seguir el alcance, salir con decisiones tomadas, etc.

De todas las reuniones que realizamos como empresa, parece que son ineficientes y carecen de dirección.

Nuestras reuniones recientemente han sido sobre gestión de procesos y seguimiento de nuestros objetivos como empresa: aumentar las horas facturables, rentabilizar el desarrollo web, etc.

Y por supuesto nuestras reuniones son reuniones de eficiencia tituladas irónicamente.

Lo más importante de las reuniones: que sean breves. La productividad seguirá.
Tres respuestas:
#1
+13
yannis
2012-04-11 06:53:23 UTC
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Jeff Atwood bosqueja algunas pautas simples, en una publicación de blog reciente:

  1. Ninguna reunión debería ser más de una hora, bajo pena de muerte.

    La primera y más importante limitación de cualquier reunión es el recurso imaginable más preciado en cualquier empresa: el tiempo. Si no puede encajar su reunión en aproximadamente una hora, hay algo profundamente mal en ella, y debe arreglar eso primero. O involucra a demasiadas personas, el alcance de la reunión es demasiado amplio o hay una falta general de enfoque necesaria para mantener la reunión en marcha. Desafío a cualquiera a recordar cualquier cosa que suceda en una reunión de varias horas. Cuando todo lo demás falla, ¡sea breve!

  2. Cada reunión debe tener una declaración de misión claramente definida.

    ¿Cuál es el declaración de misión de su reunión? ¿Puede definir el propósito de su reunión en una sola oración sucinta? Dudo en recomendar tener una "agenda" y "puntos de la agenda" porque la palabra agenda implica una lista gigante y tediosa de cosas que cubrir. Solo asegúrese de que el propósito de la reunión sea claro para todos; el resto se ocupará de sí mismo.

  3. Haga su tarea antes de la reunión.

    Dado que su reunión tiene una definición clara declaración de misión, todos los asistentes a la reunión saben de antemano de qué necesitan hablar y compartir, y lo tienen listo antes de entrar en la sala. ¿Derecho? Así es como podemos reducir la reunión a una hora. Si no ha hecho su tarea, no debería estar en la reunión. Si nadie ha hecho su tarea, la reunión debe cancelarse.

  4. Hágalo opcional.

    Las reuniones "obligatorias" son una excusa. Todos los participantes de la reunión deberían estar allí porque quieren estar allí o necesitan estar allí. Una forma segura de ser responsable de una reunión es hacer que todos sean opcionales. Imagínese celebrar una reunión a la que la gente realmente quisiera asistir, porque era… útil. O interesante. O entretenido. ¡Ahora hágalo realidad!

  5. Resuma las tareas pendientes al final de la reunión.

    Si su reunión nunca tuvo lugar, cuales serían las consecuencias? Si la respuesta honesta a eso es casi nada, entonces tal vez su reunión no tenga ninguna razón para existir. Cualquier reunión verdaderamente productiva hace que sucedan cosas como resultado directo de las decisiones tomadas en esa reunión. Usted, como participante responsable de la reunión, es responsable de realizar un seguimiento de lo que necesita hacer, y todos en la sala pueden demostrarlo resumiendo su lista de tareas pendientes para el beneficio de todos antes de salir de la reunión.

Comencé a darme cuenta de la importancia de las reuniones sucintas cuando comenzamos a hacer stand ups diarios en el trabajo. Por lo general, las reuniones de pie tienen un límite de tiempo y el simple hecho de que esté de pie en lugar de sentarse cómodamente en su char es un incentivo adicional para ser preciso y no perder tiempo en conversaciones inactivas, aunque solo sea para terminar lo antes posible. Obviamente, no sería razonable que todos se pusieran de pie durante una reunión más larga, pero al menos el orador debería hacerlo.

Personalmente, encuentro la mayoría de las reuniones bastante aburridas. Soy un desarrollador incondicional con poco interés en los aspectos no técnicos del trabajo y me resulta bastante desafiante seguir y participar en reuniones que involucren cualquier otra cosa que no sea el código. En un concierto anterior, el gerente tuvo esta idea extremadamente contraproducente de que todos deberíamos estar involucrados en todo, y casi todas las semanas tenía que sentarme y escuchar basura de la que tenía poca comprensión y absolutamente ninguna forma de proporcionar comentarios. Fue una completa pérdida de tiempo para todos lo que pronto condujo a un mini motín. Sé que sus intenciones eran buenas, pero no hay absolutamente ninguna razón para involucrar a las personas en una reunión cuando no tienen nada valioso que ofrecer.

En mi trabajo principal actual, trabajo a distancia y, por lo tanto, enfrento algunos desafíos únicos cuando se trata de reuniones. Solo puedo participar a través de Skype, y en reuniones que involucran a más de un par de personas me encuentro pidiendo a todos (excepto al orador) que se callen, casi cada cinco minutos. La charla inactiva que ni siquiera puede notar cuando está en la habitación se convierte en un zumbido fuerte y confuso cuando está lejos y carece de indicaciones visuales como el lenguaje corporal que ayudan a su cerebro a concentrarse o ignorar por completo una conversación. Por ejemplo, a veces me resulta bastante difícil distinguir el sarcasmo, que lleva a momentos incómodos más de una vez.

La solución fue bastante simple, documentación. Tener una agenda clara antes de la reunión, y ceñirme a ella durante, me ayuda a concentrarme en lo que es importante y eliminar por completo todo lo que no lo es. Un resumen de las tareas pendientes (el último punto de Atwood) también es extremadamente útil, ya que puedo revisarlo más adelante y ver si me he perdido algo importante, dicho mientras el zumbido era un poco más fuerte de lo habitual o durante los pocos segundos que la red o Skype estaban actuando.

Debe plantear sus inquietudes con la gerencia o con la persona responsable de organizar las reuniones en su empresa. Las reuniones de "eficiencia" pueden ser productivas o una completa pérdida de tiempo, no creo que haya un término medio, ya que son intrínsecamente aburridas y (la mayoría) de las personas, si no están comprometidas, simplemente se dan por vencidas y las tratan como un descanso del trabajo. Cuando (si) eso sucede, tienes que lidiar con ello rápidamente, antes de que se salga de control.

El punto "Hazlo opcional" simplemente me dejó alucinado.
La respuesta de Yannis es excelente. Lo único que agregaría, si su cultura lo permitiera, es poner una caja junto a la puerta para que todos "revisen" sus teléfonos inteligentes cuando entren y recojan cuando se vayan.
#2
+8
jefflunt
2012-04-11 05:47:18 UTC
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  • Establezca una meta clara y cuéntela. Si la reunión se prolonga porque considera que se necesita más discusión, programe un seguimiento.
  • Si descubre que no se están cumpliendo los objetivos de la reunión, averigüe por qué y corríjalo. Si encuentra que la razón es porque la reunión no se trata de nada importante, entonces cancele la reunión. Se sorprendería de cuántas personas escucharían este enfoque y dirían: "Pero, hemos siempre tuve esta reunión. ¿Podemos hacer eso? "
  • Busque formas más efectivas de hacer las cosas que a través de reuniones (¿puede tener conversaciones con los tomadores de decisiones directamente, sin excluir voces importantes de la decisión? envía información por correo electrónico en lugar de dejar de trabajar y reunir a todos solo para difundir información)?
  • Cuanto más pompa y circunstancia tenga en torno a las reuniones, más probable es que se hayan vuelto acerca de la adoración en The Más allá de la reunión (y las personas que dirigen la reunión) que realizar un trabajo significativo.
  • Como todo, una reunión debe elegirse como la forma de comunicación y colaboración porque es la mejor herramienta para un trabajo determinado, del mismo modo que elegiría una solución a un problema empresarial, n no porque las reuniones son "lo que hacemos".

Aquí también hay una lista de 5 alternativas prácticas a las reuniones que a menudo pueden lograr el propósito de reuniones sin tener que gastar tanto tiempo organizativo y personal.

#3
+5
mhoran_psprep
2012-04-11 06:18:40 UTC
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Lo mejor que sé para mejorar una reunión es crear, publicar y ceñirse a una agenda.

Una agenda claramente escrita, que incluye el objetivo o los objetivos de la reunión, asegura que la persona que dirige la reunión haya invertido el tiempo necesario para prepararse para la reunión. También permite que todos sepan lo que se supone que debe suceder. Incluso puede simplificar la toma de notas, ya que principalmente registra acciones y decisiones.



Esta pregunta y respuesta fue traducida automáticamente del idioma inglés.El contenido original está disponible en stackexchange, a quien agradecemos la licencia cc by-sa 3.0 bajo la que se distribuye.
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