Dejé esto como comentario, pero lo digo en serio: quítenles las sillas .

Las reuniones de pie son de pie porque las hace incómodas para todos. quedarse demasiado tiempo. Si la gente está sentada, eso no es justo para los que están de pie y los anima a quedarse. Esto es especialmente un problema si el líder de la reunión lo está haciendo. Él está dando el ejemplo, y necesita ser breve.

Si es posible, retire las sillas de su sala de reuniones antes de las reuniones o apártelas de la mesa y no dejes que la gente se siente . Si es posible, simplemente retire las sillas de una sala de reuniones durante una semana y observe cómo disminuye la hora de la reunión.

Si no puede quitar físicamente las sillas por razones prácticas, pídale al líder de la reunión que sea muy claro que es una reunión de pie en términos literales, haga que la gente se ponga de pie.

Una vez que la gente se haya acostumbrado a ponerse de pie, puede dejar de quitar las sillas, pero debe hacer algo para reducir el tiempo y hacer que se pongan de pie demuestra que se toma en serio esto, y realmente proporciona un incentivo para que sea breve.

Como señala Andrew, asegúrese de respetar las preocupaciones sobre accesibilidad y discapacidad; Si algunos miembros de su equipo necesitan una silla porque no pueden mantenerse de pie durante la duración de una reunión, por supuesto, debe proporcionarles una silla.

Considere enviar un correo electrónico indicando que las reuniones de las próximas semanas serán reuniones permanentes, pero si alguien necesita sentarse, debe responderle para que pueda acomodarlo. .

Mantener una reunión breve es una habilidad y es mucho más difícil de lo que parece. También requiere el apoyo del líder de la reunión, pero parece que quiere ayudar pero no sabe cómo. Algunas ideas:

• Defina claramente lo que está dentro y fuera del tema. Por ejemplo, nuestras reuniones diarias responden 3 y solo 3 preguntas: ¿qué hizo ayer, qué está haciendo hoy y qué se interpone en su camino?
• Defina claramente un límite de tiempo. He oído hablar de equipos que traen un cronómetro de juego. Después de un minuto, la discusión se pospone.
• Defina claramente una salida aceptable para la discusión fuera del tema. Los equipos ocasionalmente necesitan más de 15 minutos para hablar sobre las cosas. Cuando note que eso sucede, programe otra reunión con ese tema como tema principal de la agenda. Es sorprendente lo bien que funciona, porque la gente no está desesperada por hacerse oír mientras tiene la palabra. Conozco algunos equipos que programan regularmente una reunión de este tipo inmediatamente después de su standup. Las personas a las que no les importa son libres de irse en ese momento. Nuestro equipo lo hace bastante bien con aproximadamente una reunión de diseño adicional por semana, que dura aproximadamente una hora.

Las reuniones de pie deben celebrarse de pie.

Tampoco deberían tardar más de 45 segundos por persona , no debería haber ninguna discusión .

No son reuniones de estado para la administración, la administración no debe hablar si está presente.

Están ahí para forzar la comunicación entre el equipo, no para que la gerencia interrogue a la gente.

Si siente que el tiempo que pasa sin hablar es una pérdida, piense en cómo se sienten las otras personas cuando usted habla , o no Entienda la razón por la que esta reunión es importante o no se está celebrando correctamente. ¡Debes preocuparte por lo que dicen todos los miembros del equipo!

8 - 10 personas deben estar < 10 minutos.

Utilice un temporizador en un teléfono móvil para que emita un pitido a los 30 segundos para advertir al altavoz que lo envuelva.

Empezaría por hacer una pregunta abierta: "Hola chicos, solo quería preguntar sobre el formato de estas reuniones. Creo que es importante compartir el estado, la base de contacto y asegurarnos de que todos estamos incorporando en la misma dirección, pero parece que avanzamos mucho en el tiempo. ¿A alguien le importaría si propongo algunas ideas sobre cómo hacer que las reuniones sean breves y dentro del programa? "

Tenga en cuenta que sugiero un enfoque que no intenta poner a nadie a la defensiva, culpa a ninguna persona o subgrupo por el estado actual de las cosas y, en cambio, se centra en tratar de averiguar si hay acuerdo, con la promesa de aportar ideas al grupo sobre cómo para cambiarlo.

Luego, vea qué sucede. Tome los comentarios con cuidado, pero abiertamente. Comience a sugerir cambios, tal vez incluso esto: http://www.codinghorror.com/blog/2012/02/meetings-where-work-goes-to-die.html

Esto no siempre funciona. Un amigo mío se vio inundado con una reunión semanal en la que los participantes utilizaron la reunión como una razón para socializar entre ellos. Cuando ese amigo intentó cambiar las cosas, adoptaron el enfoque de intentar romper el látigo, mantener a la gente en la agenda y obligar a la gente a seguir adelante. Se encontraron con mucha resistencia y consiguieron una especie de reputación de "policía malo". Esto finalmente funcionó, pero tomó más tiempo que apelar a un sentimiento compartido de preocupación acerca de la reunión. También funcionó probablemente porque dicho amigo tenía cierta influencia y podía salirse con la suya diciéndole a la gente que simplemente volviera al trabajo. Si no estás en esa posición, es probable que tengas que ser un poco más popular al respecto o encontrar a alguien con algo de influencia que se acerque a tu lado y pelee contigo.

Aaah, me veo aquí. Admitiría que, en mi propia observación, había sido culpable de muchas reuniones que son deshonradas y prolongadas y, aunque la gente no se pronuncia, me di cuenta de que algo debe cambiar. Este año en adelante, comenzaríamos la reunión poco antes del almuerzo, y les prometí que si la reunión se prolongaba más allá del almuerzo, ¡yo la pagaría! Afortunadamente, después de esa apuesta, supongo que estuve mirando el reloj y de hecho no terminé pagando el almuerzo :)

¿Qué hice realmente? Aprendí varias limitaciones que eran los principales distractores.

1. Tenga una agenda muy clara y, con suerte, solo una. Muy a menudo, todos los miembros del equipo trabajan en muchas cosas simultáneamente, por lo que tendemos a hacer muchas reuniones al mismo tiempo. Ahí es donde se aclara.

2. Invite solo a aquellas personas que necesiten contribuir (no aquellas que podrían estar adineradas). En los viejos tiempos, existía el eufemismo de que todos los miembros del equipo deben saber todo que les ayude a obtener grandes imágenes. De hecho, eso quedó estancado porque la gerencia solía elogiar ese hecho. Sin embargo, cuando las personas están menos preocupadas por un proyecto en particular, agregan el máximo de puntos (por curiosidad) y, por lo tanto, los retrasos máximos.

3. Visualice el formato. Yo era un gran odiador de los informes formateados y en una startup muchas cosas comenzaban y terminaban en la pizarra. Sin embargo, me di cuenta de que, debido a que todo gira en torno a la pizarra blanca, pasa desapercibida la costumbre de no prepararse . Las personas comenzarán a debatir e incluso a recopilar y formatear la información mientras están en la reunión, claramente estirando el estilo. Todavía somos informales en la forma de informar, pero ahora el individuo debe preparar sus datos en hojas o gráficos XL o en el sistema antes de la reunión.

4. Prepárese (al menos) usted mismo. A menudo solía entrar en reuniones sin tener contenido de primera mano. El resultado fue que una gran parte del comienzo se desperdiciaría en mí y en otros solo aprendiendo las cosas antes de llegar a un punto en el que discutimos opiniones y tomamos decisiones.

5. Sea firme frente a los chismes. Cuando la gente se reúne, chismea, bromea, etc. La gente a veces solo siente curiosidad y termina divagando todo. Debemos asegurarnos de que se detenga cualquier discurso en contra de la agenda de la reunión.

He aprendido la mayor parte de esto por las malas.

Parece que has probado la honestidad y la franqueza, por lo que tendrás que probar soluciones alternativas, pero principalmente acéptalo y trata de sacarle el máximo partido .

Algunas cosas para probar:

• Identifique a quienes hablan mucho y a quienes están de acuerdo con usted en que las reuniones duran demasiado. Aplique toda la presión social que pueda a los que hablan mucho para que lo reduzcan. Es mejor hacerlo con tacto.

• Dado que las reuniones tienen una hora programada, intente programar otras reuniones para que comiencen justo después de la hora de finalización programada. Antes de que comience la reunión, puede informarle al líder de la reunión que, si la reunión termina, es posible que deba escabullirse para no perderse la otra reunión.

• Emplee un asistente -Trabajador en quien confía en un área diferente para pasar o llamar al teléfono en esa oficina con una pregunta si la reunión es demasiado larga. Tendrás que devolver el favor. (He configurado este sistema en el pasado para lidiar con compañeros de trabajo incómodos que no saben cómo terminar una conversación, deberían funcionar en esta situación también) Simplemente no lo hagas demasiado o será obvio.

• Si tiene algún proceso o hardware que administra, prográmelos para que envíen actualizaciones de estado a su teléfono 5 minutos después de que finalice la reunión. El recordatorio audible de que ya es hora puede ayudar a romper las cosas.

• Principalmente, sugiero que trabaje en una lista de tareas pendientes o esboce planes e ideas - lápiz y papel. Supongo que una computadora portátil tendrá la misma recepción que salir temprano.

Las reuniones son uno de los males necesarios de trabajar en equipo. Nuestras reuniones de estado suelen durar 60 minutos, aunque mis informes de estado solo duran unos 10 minutos. Durante el resto de la reunión, por lo general trato de contribuir y tomar notas que pueden afectar mi trabajo.

Por lo que ha dicho, creo que lo siguiente puede funcionar para usted.

1. Si el resto de la reunión es realmente independiente de su trabajo, podría explicarle al líder de la reunión que su tiempo sería más productivo si lo dedicara a otra tarea.

2. Si la reunión deja de ser una reunión de estado y se convierte en una reunión de discusión, puede traer su computadora portátil y trabajar en la reunión.

3. Sea un participante activo de la reunión haciendo preguntas y comentando sobre el estado de otros miembros. Esto es difícil de hacer sin parecer un pseudo líder y correr el riesgo de pisar los pies de otras personas.

Tenemos una reunión diaria "de pie", aunque muchos se sientan. La reunión dura 15 minutos, no más. Después de quince minutos, suena una alarma y se acaba. Esto parece ser suficiente para mantener a la gente enfocada en el tema.

Esta no es una respuesta directa pero, desde que publiqué la pregunta, he encontrado una solución alternativa bastante ordenada.

Me comunico con el líder del equipo (cara a cara o, si no es posible, vía mensajería instantánea) con anticipación y decir, "Actualmente estoy trabajando en X . Si sigo trabajando en ello en lugar de asistir a la reunión, Y en punto. Mi entrada para la reunión es Z . ¿Preferiría que viniera en persona o continuar con esta tarea? "

Esto probablemente ganó No funciona todos los días, pero cada vez que lo hace es, para mí, una ventaja.

El líder / presidente debe tener más control de la reunión. De mi experiencia sugeriría.

• Tenga una agenda - con tiempo asignado para cada elemento
• Revise las acciones de la última vez
• Revise la agenda
• No permita desviaciones

Si tiene problemas para mantener el tiempo, imponga límites de tiempo a los oradores, digamos 2/3 minutos para una actualización de una tarea determinada.

Es posible que deba hacer cumplir reglas más estrictas, es decir, un orador a la vez.

La única sugerencia que tengo es que si está experimentando períodos de silencio en la reunión, ¡hable! Una vez trabajé en una organización donde las reuniones se quedaban en silencio durante largos períodos (con todos nosotros mirando a nuestro jefe). Empecé a decir 'Está bien, entonces se supone que debo hacer X, ¿verdad? ¿Algo más?' en un esfuerzo por hacer avanzar la reunión. Ayudó a algunos.