Pregunta:
¿Cómo puedo animar a nuestro equipo a tener reuniones de pie más breves?
Reinstate Monica - Goodbye SE
2012-04-13 01:34:02 UTC
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Tenemos reuniones de estado todos los días, que constan de 8 a 10 personas. Están programadas para durar 20 minutos y ser reuniones de pie. Con frecuencia duran 30 o incluso 40 minutos y la discusión va por todos lados. Por lo general, más de la mitad de las personas (incluido el líder de la reunión) se sientan durante la reunión.

He hablado con el líder de la reunión (también el líder del equipo) porque mi contribución dura aproximadamente dos minutos (si hay preguntas) lo que significa que tengo entre 18 y 38 minutos de tiempo perdido.

He intentado:

  • hablar con él directamente y decirle que es demasiado tiempo
  • acaba de salir de la reunión (no fue bien)

¿Qué más puedo hacer? ¿O debería resignarme a perder esta parte de mi vida todos los días?

Tu cálculo del tiempo perdido es extraño. Considera las contribuciones de sus colegas como tiempo perdido. Por lo tanto, su contribución también puede ser una pérdida de tiempo. ¡Por lo tanto, de 20 a 40 minutos de tiempo perdido ** por día **! ¿Cómo se puede hacer avanzar el trabajo?
Una duración de 20 minutos ya es muy larga para una reunión de pie. Normalmente, son 5 min. E incluso 5 minutos de 10 personas cada día pueden ser mucho tiempo perdido.
La buena noticia es que * no ** estás ** perdiendo esta parte de tu vida todos los días *. Su empleador, probablemente su empresa, está perdiendo este tiempo. * Te pagan por este tiempo, supongo.
Se supone que un standup es donde cada persona dice lo que va a hacer hoy.Nada más.Cualquier cosa más compleja es aplazada y recogida por las personas involucradas después / más tarde.
Intente tomar notas en el método del elemento de acción.Esto evitará discusiones interminables, ya que este estilo de documentación involucra un campo especial para anotar las preocupaciones / opiniones personales de ciertos miembros.Esto los hará sentir "escuchados" y menos discutidos.
Once respuestas:
#1
+41
Rarity
2012-04-13 02:09:27 UTC
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Dejé esto como comentario, pero lo digo en serio: quítenles las sillas .

Las reuniones de pie son de pie porque las hace incómodas para todos. quedarse demasiado tiempo. Si la gente está sentada, eso no es justo para los que están de pie y los anima a quedarse. Esto es especialmente un problema si el líder de la reunión lo está haciendo. Él está dando el ejemplo, y necesita ser breve.

Si es posible, retire las sillas de su sala de reuniones antes de las reuniones o apártelas de la mesa y no dejes que la gente se siente . Si es posible, simplemente retire las sillas de una sala de reuniones durante una semana y observe cómo disminuye la hora de la reunión.

Si no puede quitar físicamente las sillas por razones prácticas, pídale al líder de la reunión que sea muy claro que es una reunión de pie en términos literales, haga que la gente se ponga de pie.

Una vez que la gente se haya acostumbrado a ponerse de pie, puede dejar de quitar las sillas, pero debe hacer algo para reducir el tiempo y hacer que se pongan de pie demuestra que se toma en serio esto, y realmente proporciona un incentivo para que sea breve.

Como señala Andrew, asegúrese de respetar las preocupaciones sobre accesibilidad y discapacidad; Si algunos miembros de su equipo necesitan una silla porque no pueden mantenerse de pie durante la duración de una reunión, por supuesto, debe proporcionarles una silla.

Considere enviar un correo electrónico indicando que las reuniones de las próximas semanas serán reuniones permanentes, pero si alguien necesita sentarse, debe responderle para que pueda acomodarlo. .

De hecho, nos reuniremos en su oficina, así que quitar las sillas será complicado ... :) Pero no hay ninguna razón por la que no podamos considerar reubicarnos y quitar * esas * sillas.
@Wikis Si puede pedir prestada una sala de conferencias incluso por una semana, debería ser suficiente para afectar el cambio que desea.
Probablemente sea obvio, pero hay personas que no pueden ponerse de pie ni durante más de un minuto aproximadamente. Básicamente, asegúrese de que se tenga en cuenta la discapacidad legítima.
Esta también iba a ser mi sugerencia. Agregaría hablar cuando la reunión se desarrolle y sugeriría que las personas afectadas se reúnan después de la reunión para discutirlo.
Falla con un equipo distribuido.
@jberger, francamente, la mayor parte del concepto de "reuniones permanentes" [falla con un equipo distribuido] (http://blogs.agilefaqs.com/2009/09/08/distributed-standup-meetings-spam-or-ham/). Pero esa es una situación tan alejada de la pregunta actual que no la consideré; tendría que ser una pregunta separada con una solución separada.
* Odio * las llamadas reuniones de pie. Los teníamos en mi último trabajo; Siempre me sentaba y nadie se quejaba. Si desea que las reuniones sean breves, * que sean breves *; no trate a sus compañeros de trabajo como niños. E incluso aparte de las discapacidades, algunas personas se sienten menos cómodas de pie que otras.
Si trabajara en algún lugar con reuniones permanentes, mi respuesta a cualquier cosa que me pregunten sería "Nada que informar" o "Tendré que contactarte sobre eso" y conozco a muchos otros que harían lo mismo. porque queremos salir de allí lo antes posible. Tipo de derrota el propósito de la reunión.
@Dunk: depende del tipo de reunión permanente. Si se trata de un Scrum Standup, debes hablar sobre lo que hiciste ayer y lo que vas a hacer hoy y los problemas de bloqueo. Tops de 1-2 minutos. Si las preguntas no entran en esa categoría, entonces sí, "me comunico con usted es apropiado". La mayoría de las veces es suficiente para desencadenar una acción. Si no, entonces una reunión permanente no es apropiada.
#2
+25
Karl Bielefeldt
2012-04-13 02:21:33 UTC
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Mantener una reunión breve es una habilidad y es mucho más difícil de lo que parece. También requiere el apoyo del líder de la reunión, pero parece que quiere ayudar pero no sabe cómo. Algunas ideas:

  • Defina claramente lo que está dentro y fuera del tema. Por ejemplo, nuestras reuniones diarias responden 3 y solo 3 preguntas: ¿qué hizo ayer, qué está haciendo hoy y qué se interpone en su camino?
  • Defina claramente un límite de tiempo. He oído hablar de equipos que traen un cronómetro de juego. Después de un minuto, la discusión se pospone.
  • Defina claramente una salida aceptable para la discusión fuera del tema. Los equipos ocasionalmente necesitan más de 15 minutos para hablar sobre las cosas. Cuando note que eso sucede, programe otra reunión con ese tema como tema principal de la agenda. Es sorprendente lo bien que funciona, porque la gente no está desesperada por hacerse oír mientras tiene la palabra. Conozco algunos equipos que programan regularmente una reunión de este tipo inmediatamente después de su standup. Las personas a las que no les importa son libres de irse en ese momento. Nuestro equipo lo hace bastante bien con aproximadamente una reunión de diseño adicional por semana, que dura aproximadamente una hora.
+1 para el límite de tiempo y la programación de reuniones específicas para temas complejos.
#3
+11
user718
2012-07-15 00:09:47 UTC
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Las reuniones de pie deben celebrarse de pie.

Tampoco deberían tardar más de 45 segundos por persona , no debería haber ninguna discusión .

No son reuniones de estado para la administración, la administración no debe hablar si está presente.

Están ahí para forzar la comunicación entre el equipo, no para que la gerencia interrogue a la gente.

Si siente que el tiempo que pasa sin hablar es una pérdida, piense en cómo se sienten las otras personas cuando usted habla , o no Entienda la razón por la que esta reunión es importante o no se está celebrando correctamente. ¡Debes preocuparte por lo que dicen todos los miembros del equipo!

8 - 10 personas deben estar < 10 minutos.

Utilice un temporizador en un teléfono móvil para que emita un pitido a los 30 segundos para advertir al altavoz que lo envuelva.

Esto es lo que he hecho en todos los trabajos en los que he trabajado, ya sea como PM o como desarrollador principal. También agregaría que un standup efectivo tendrá una breve lista de preguntas para responder, por ejemplo, qué hizo ayer, en qué está trabajando hoy y si tiene algún bloqueador. **Eso es**. El temporizador se apaga, es el turno de la siguiente persona. Posteriormente se lleva a cabo una discusión adicional entre las personas relevantes.
#4
+7
jefflunt
2012-04-13 01:43:37 UTC
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Empezaría por hacer una pregunta abierta: "Hola chicos, solo quería preguntar sobre el formato de estas reuniones. Creo que es importante compartir el estado, la base de contacto y asegurarnos de que todos estamos incorporando en la misma dirección, pero parece que avanzamos mucho en el tiempo. ¿A alguien le importaría si propongo algunas ideas sobre cómo hacer que las reuniones sean breves y dentro del programa? "

Tenga en cuenta que sugiero un enfoque que no intenta poner a nadie a la defensiva, culpa a ninguna persona o subgrupo por el estado actual de las cosas y, en cambio, se centra en tratar de averiguar si hay acuerdo, con la promesa de aportar ideas al grupo sobre cómo para cambiarlo.

Luego, vea qué sucede. Tome los comentarios con cuidado, pero abiertamente. Comience a sugerir cambios, tal vez incluso esto: http://www.codinghorror.com/blog/2012/02/meetings-where-work-goes-to-die.html

Esto no siempre funciona. Un amigo mío se vio inundado con una reunión semanal en la que los participantes utilizaron la reunión como una razón para socializar entre ellos. Cuando ese amigo intentó cambiar las cosas, adoptaron el enfoque de intentar romper el látigo, mantener a la gente en la agenda y obligar a la gente a seguir adelante. Se encontraron con mucha resistencia y consiguieron una especie de reputación de "policía malo". Esto finalmente funcionó, pero tomó más tiempo que apelar a un sentimiento compartido de preocupación acerca de la reunión. También funcionó probablemente porque dicho amigo tenía cierta influencia y podía salirse con la suya diciéndole a la gente que simplemente volviera al trabajo. Si no estás en esa posición, es probable que tengas que ser un poco más popular al respecto o encontrar a alguien con algo de influencia que se acerque a tu lado y pelee contigo.

#5
+7
Dipan Mehta
2012-04-13 08:50:22 UTC
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Aaah, me veo aquí. Admitiría que, en mi propia observación, había sido culpable de muchas reuniones que son deshonradas y prolongadas y, aunque la gente no se pronuncia, me di cuenta de que algo debe cambiar. Este año en adelante, comenzaríamos la reunión poco antes del almuerzo, y les prometí que si la reunión se prolongaba más allá del almuerzo, ¡yo la pagaría! Afortunadamente, después de esa apuesta, supongo que estuve mirando el reloj y de hecho no terminé pagando el almuerzo :)

¿Qué hice realmente? Aprendí varias limitaciones que eran los principales distractores.

  1. Tenga una agenda muy clara y, con suerte, solo una. Muy a menudo, todos los miembros del equipo trabajan en muchas cosas simultáneamente, por lo que tendemos a hacer muchas reuniones al mismo tiempo. Ahí es donde se aclara.

  2. Invite solo a aquellas personas que necesiten contribuir (no aquellas que podrían estar adineradas). En los viejos tiempos, existía el eufemismo de que todos los miembros del equipo deben saber todo que les ayude a obtener grandes imágenes. De hecho, eso quedó estancado porque la gerencia solía elogiar ese hecho. Sin embargo, cuando las personas están menos preocupadas por un proyecto en particular, agregan el máximo de puntos (por curiosidad) y, por lo tanto, los retrasos máximos.

  3. Visualice el formato. Yo era un gran odiador de los informes formateados y en una startup muchas cosas comenzaban y terminaban en la pizarra. Sin embargo, me di cuenta de que, debido a que todo gira en torno a la pizarra blanca, pasa desapercibida la costumbre de no prepararse . Las personas comenzarán a debatir e incluso a recopilar y formatear la información mientras están en la reunión, claramente estirando el estilo. Todavía somos informales en la forma de informar, pero ahora el individuo debe preparar sus datos en hojas o gráficos XL o en el sistema antes de la reunión.

  4. Prepárese (al menos) usted mismo. A menudo solía entrar en reuniones sin tener contenido de primera mano. El resultado fue que una gran parte del comienzo se desperdiciaría en mí y en otros solo aprendiendo las cosas antes de llegar a un punto en el que discutimos opiniones y tomamos decisiones.

  5. Sea firme frente a los chismes. Cuando la gente se reúne, chismea, bromea, etc. La gente a veces solo siente curiosidad y termina divagando todo. Debemos asegurarnos de que se detenga cualquier discurso en contra de la agenda de la reunión.

He aprendido la mayor parte de esto por las malas.

#6
+5
DKnight
2012-04-13 07:54:16 UTC
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Parece que has probado la honestidad y la franqueza, por lo que tendrás que probar soluciones alternativas, pero principalmente acéptalo y trata de sacarle el máximo partido .

Algunas cosas para probar:

  • Identifique a quienes hablan mucho y a quienes están de acuerdo con usted en que las reuniones duran demasiado. Aplique toda la presión social que pueda a los que hablan mucho para que lo reduzcan. Es mejor hacerlo con tacto.

  • Dado que las reuniones tienen una hora programada, intente programar otras reuniones para que comiencen justo después de la hora de finalización programada. Antes de que comience la reunión, puede informarle al líder de la reunión que, si la reunión termina, es posible que deba escabullirse para no perderse la otra reunión.

  • Emplee un asistente -Trabajador en quien confía en un área diferente para pasar o llamar al teléfono en esa oficina con una pregunta si la reunión es demasiado larga. Tendrás que devolver el favor. (He configurado este sistema en el pasado para lidiar con compañeros de trabajo incómodos que no saben cómo terminar una conversación, deberían funcionar en esta situación también) Simplemente no lo hagas demasiado o será obvio.

  • Si tiene algún proceso o hardware que administra, prográmelos para que envíen actualizaciones de estado a su teléfono 5 minutos después de que finalice la reunión. El recordatorio audible de que ya es hora puede ayudar a romper las cosas.

  • Principalmente, sugiero que trabaje en una lista de tareas pendientes o esboce planes e ideas - lápiz y papel. Supongo que una computadora portátil tendrá la misma recepción que salir temprano.

#7
+3
tehnyit
2012-04-13 01:43:30 UTC
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Las reuniones son uno de los males necesarios de trabajar en equipo. Nuestras reuniones de estado suelen durar 60 minutos, aunque mis informes de estado solo duran unos 10 minutos. Durante el resto de la reunión, por lo general trato de contribuir y tomar notas que pueden afectar mi trabajo.

Por lo que ha dicho, creo que lo siguiente puede funcionar para usted.

  1. Si el resto de la reunión es realmente independiente de su trabajo, podría explicarle al líder de la reunión que su tiempo sería más productivo si lo dedicara a otra tarea.

  2. Si la reunión deja de ser una reunión de estado y se convierte en una reunión de discusión, puede traer su computadora portátil y trabajar en la reunión.

  3. Sea un participante activo de la reunión haciendo preguntas y comentando sobre el estado de otros miembros. Esto es difícil de hacer sin parecer un pseudo líder y correr el riesgo de pisar los pies de otras personas.

+1 para traer su computadora portátil ... a menos que soliciten que se cierren todos los dispositivos :)
En mi caso, no funcionaré porque el líder de mi equipo piensa que todos nos beneficiamos al escuchar lo que hacen los demás (y agregar nuestra opinión). Pero 2 (que he hecho en ocasiones) y sobre todo 3 son grandes consejos, gracias.
Re: laptops / dispositivos, personalmente los prohíbo en cualquier reunión que organice: la gente se distrae y la reunión se pasa repitiendo cosas para el chico / chica que estaba ocupado haciendo otra cosa. Una reunión bien organizada cubrirá su agenda y finalizará rápidamente.
Total @voretaq7, de acuerdo con eso. Por lo que indica el OP, la reunión está lejos de funcionar correctamente. Entonces creo que tener una computadora portátil está bien hasta que se reestructura la reunión.
¿Por qué tarda 10 minutos en llegar a su estado? Repase, hicimos esto, esto y esto. Ahora estamos trabajando en esto, esto y esto. A nadie le importa cómo hiciste algo o cuáles son tus desafíos en una reunión de estado. Odio cuando la gente empieza a entrar en detalles en las reuniones de estado. Es solo una pérdida de tiempo para todos.
@Dunk,, bueno, se necesitan 10 minutos para hacer mi informe de estado, ya que el trabajo que hace mi equipo también afecta el hardware y el equipo mecánico dentro del proyecto, por lo que informamos el estado a la gente a nivel general del proyecto. Para mí, 10 minutos es lo correcto. Quizás sus informes de estado tarden menos de 10 minutos, pero el mío no.
#8
+3
kevin cline
2012-04-13 20:33:06 UTC
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Tenemos una reunión diaria "de pie", aunque muchos se sientan. La reunión dura 15 minutos, no más. Después de quince minutos, suena una alarma y se acaba. Esto parece ser suficiente para mantener a la gente enfocada en el tema.

Si las personas en la reunión son lo suficientemente disciplinadas (y están de acuerdo con el formato), se ceñirán al tiempo asignado y no necesitarán cronómetro. El OP no parece estar rodeado de esas personas, por lo que parece que una alarma no ayudaría en esta situación.
#9
+3
Reinstate Monica - Goodbye SE
2012-04-16 01:00:18 UTC
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Esta no es una respuesta directa pero, desde que publiqué la pregunta, he encontrado una solución alternativa bastante ordenada.

Me comunico con el líder del equipo (cara a cara o, si no es posible, vía mensajería instantánea) con anticipación y decir, "Actualmente estoy trabajando en X . Si sigo trabajando en ello en lugar de asistir a la reunión, Y en punto. Mi entrada para la reunión es Z . ¿Preferiría que viniera en persona o continuar con esta tarea? "

Esto probablemente ganó No funciona todos los días, pero cada vez que lo hace es, para mí, una ventaja.

#10
+2
Neuro
2012-07-14 21:09:27 UTC
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El líder / presidente debe tener más control de la reunión. De mi experiencia sugeriría.

  • Tenga una agenda - con tiempo asignado para cada elemento
  • Revise las acciones de la última vez
  • Revise la agenda
  • No permita desviaciones

Si tiene problemas para mantener el tiempo, imponga límites de tiempo a los oradores, digamos 2/3 minutos para una actualización de una tarea determinada.

Es posible que deba hacer cumplir reglas más estrictas, es decir, un orador a la vez.

Oh si, estoy de acuerdo. Pero el líder era parte del problema.
Sí, tengo la impresión de que hay cursos de capacitación para facilitadores / líderes de RAD / DSDM / Agile que les vendría bien ir a uno.
#11
  0
Michael Kohne
2012-07-17 20:36:08 UTC
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La única sugerencia que tengo es que si está experimentando períodos de silencio en la reunión, ¡hable! Una vez trabajé en una organización donde las reuniones se quedaban en silencio durante largos períodos (con todos nosotros mirando a nuestro jefe). Empecé a decir 'Está bien, entonces se supone que debo hacer X, ¿verdad? ¿Algo más?' en un esfuerzo por hacer avanzar la reunión. Ayudó a algunos.

Gracias. Eso suena muy raro. Sin embargo, en todo caso, tuvimos el problema opuesto: mucha discusión poco constructiva.
@Wikis: para ser honesto, probablemente fue lo más extraño que he visto en mi carrera. Todavía no tengo idea de por qué ocurrió.


Esta pregunta y respuesta fue traducida automáticamente del idioma inglés.El contenido original está disponible en stackexchange, a quien agradecemos la licencia cc by-sa 3.0 bajo la que se distribuye.
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